Wie WEYKUP! automatisiert ihren täglichen Buchungsprozess für Künstler

Sonia Ordoñez Alcantara begann 2002 mit ihrer Firma Peppermint Booking im Musikgeschäft und konzentrierte sich auf DJs und elektronische Musik mit großen Namen wie Mousse T. Nach zehn Jahren wechselte sie zu WEYKUP! Agentur zur Vertretung eines breiteren Spektrums von Künstlern, darunter Live-Musik, Firmenveranstaltungen und hochwertige Coverbands in Deutschland.

Wir haben uns 2007 beim Amsterdam Dance Event mit Sonia getroffen. Sie war auf der Suche nach einer Software, die traditionelle Methoden wie Tabellenkalkulationen ersetzen sollte, und war von den Fähigkeiten von SystemOne beeindruckt.

Sonia ist eine unserer Early Adopters und schätzt die Einfachheit und Effizienz, die SystemOne in den täglichen Betrieb ihrer Agentur bringt. Sie schätzt auch das kontinuierliche Hinzufügen neuer Funktionen und unsere Reaktion auf Benutzerfeedback.

„Bei meinem ersten Online-Meeting mit dem Team von SystemOne haben sie mir gezeigt, wie die Plattform funktioniert, und es ist sehr einfach. Ich habe sie jedes Mal angerufen, wenn ich Fragen hatte, und sie haben mir immer weitergeholfen. Für mich ist es einfacher, anzurufen und zu lernen, wie man die Plattform benutzt. Agenturen handeln sehr schnell, und wir brauchen schnelle Antworten.“

WEYKUP! ' Ein täglicher Buchungsprozess für Künstler

WEYKUP! deckt das komplette Eventmanagement ab, von der Buchung bis zum Bühnenaufbau. Sie benötigten einen Funktionsumfang, der das schnelle Hinzufügen und Abrufen von Kontakten, Künstlern, Veranstaltungsorten und all ihren Informationen ermöglichte. Sie waren auch auf der Suche nach leistungsstarken Tools für die Rechnungsstellung und das Showmanagement.

WEYKUP! wollte ein effizienteres System für Buchungen verwalten und Künstlerinformationen. Sie folgen einem Standardbuchungsprozess, der eine ganze Reihe von Schritten umfasst:

• Buchungsanfrage erhalten
• Folge-E-Mail senden
• Fügen Sie die Buchung dem Künstler und der Agenda hinzu
• Erstellen Sie ein Kundenprofil, wenn es sich um einen neuen Kunden handelt
• Angebot erstellen und Details per E-Mail senden
• Richten Sie eine 7-tägige Erinnerung ein, um das Angebot unterschreiben zu lassen, bevor die Buchungssperre verloren geht
• Bestätige die Künstler und die Crew
• Schreiben Sie einen Vertrag, nachdem Sie das unterschriebene Angebot erhalten haben
• Eine Rechnung senden
• Füllen Sie alle ausstehenden Details aus
• Flüge und Züge buchen
• Reisedaten und Tickets an Künstler senden
• Teilen Sie relevante Dokumente
• Arbeiten Sie mit Künstlern, Kunden und WEYKUP zusammen! Mitarbeiter für die Durchführung der Show

Ihr gewähltes System musste ein eine einzige Quelle der Wahrheit auf die sich das Agenturteam und ihre Künstler verlassen konnten, um die aktuellsten Informationen zu erhalten, was die Zusammenarbeit und eine erfolgreiche (und effiziente) Showplanung ermöglichte. SystemOne bot WEYKUP! Benutzerfreundlichkeit, ein unterstützendes Team und die Fähigkeit, den Betrieb zu einem fairen Preis zu rationalisieren.

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SystemOne für mehr Effizienz

Die Benutzerfreundlichkeit von SystemOne und Automatisierungsfunktionen reduziere die Zeit WEYKUP! Agenten geben Verwaltungsaufgaben auf, sodass sie sich mehr auf ihre Kernaktivitäten konzentrieren können—die Buchung der richtigen Künstler für die besten Shows. Von Benachrichtigungen über Buchungsanfragen bis hin zu E-Mail-Vorlagen—SystemOne vereinfacht viele zeitaufwändige Aufgaben, die früher mit Tabellenkalkulationen und manuell festgelegten Erinnerungen erledigt wurden.

Selbst ein einfacher Vorgang wie das Senden eines Angebots und das Erhalten einer unterschriebenen Kopie rechtzeitig vor der Buchung kann mit herkömmlichen Methoden in Anspruch genommen werden. Die eSign-Funktion von SystemOne kümmert sich um den Versand, die Nachverfolgung und die Rücksendung der unterschriebenen Dokumente an WEYKUP! Mannschaft. Die Plattform wird gefüllt, sobald mehr Informationen verfügbar sind, sodass die Agenten von WEYKUP schneller arbeiten und mehr Sendungen verkaufen können.

WEYKUP! verwendet SystemOne für:

• Kontakte verwalten
• Shows buchen und durchführen
• Angebote erstellen
• Künstlerpläne auffüllen und teilen
• Verträge und Rechnungen erstellen, verfolgen und unterzeichnen
• Arbeiten Sie mit ihrem Team und externen Stakeholdern zusammen
• Show-Informationen in der mobilen App teilen

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SystemOne unterstützte Sonia bei ihrem Übergang von elektronischer Musik zu Live-Bands und Firmenveranstaltungen, was die Vielseitigkeit unserer Plattform für verschiedene Unterhaltungsnischen und Agenturtypen zeigt. Wir haben auch einige von Sonias Feature-Wunschlisten in die Plattform integriert, um Agenturen wie WEYKUP! davon zu profitieren. Der Aufbau einer starken Kundenbindung durch hervorragenden Kundensupport und den Aufbau von Beziehungen hat bei SystemOne eine hohe Priorität.

„Ich unterstütze gerne Menschen, die aus tiefstem Herzen etwas Besonderes schaffen. Ich bin ein Teamplayer und schätze, dass das Team von SystemOne direkt und ehrlich mit seinem Produkt umgeht. Die Plattform macht mein Leben so viel einfacher. Ich bin immer mit meinen Künstlern unterwegs und verweise auf SystemOne, wenn sie Fragen haben. Es ist zu einem ständigen Witz geworden, zu sagen: ‚Schau einfach bei SystemOne nach!'“