All Artists Agency beschleunigt die Buchung mit SystemOne

Laura Bober ist Projektmanagerin bei Agentur für alle Künstler. Ihre Rolle beinhaltet die gesamte Logistik, nachdem die Agenten die Künstler gebucht haben. Sie kümmert sich zwar nicht direkt um Buchungen, arbeitet aber mit ihrem Agententeam zusammen und kümmert sich um alle administrativen Aufgaben rund um Buchungen, wie zum Beispiel Reisen, Vertragsabschluss und Buchhaltung. Sie arbeitet seit über neun Jahren in der Künstlerbuchbranche und konzentriert sich hauptsächlich auf Live-Bands und Tourneen. SystemOne hilft ihr dabei, ihren gesamten Arbeitsablauf abzuwickeln.

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Laura betrachtet sich selbst als Power-User von SystemOne. Zu ihren Lieblingsfunktionen gehören:

• Einen Ort für alle Buchungsinformationen für Künstler haben
• Teilen durch externe Benutzer
• Die SystemOne App für Mobilgeräte
• Vorrücken
• Die Möglichkeit, Zeitpläne zu kopieren

Der Ansatz aller Künstler bei der Buchung von Touren

Alle Künstler buchen hauptsächlich Tourneebands. Es ist eine große Buchungsagentur, die sich hauptsächlich mit deutschen Künstlern in einer Vielzahl von Genres befasst, von Pop und Hip-Hop bis hin zu Rock und Indie. Sie organisieren Touren in der DACH-Region (Deutschland, Österreich und Schweiz), darunter auch einige internationale Tourneen. Dies erfordert einen anderen Ansatz als die Buchung einmaliger Auftritte mit einzelnen Künstlern, da die Agenten dieselbe Show mit demselben Zeitplan an mehreren Orten buchen. Hier ist die Möglichkeit, Zeitpläne zu kopieren, praktisch, da die Agenten von All Artists so mehrere Shows mit derselben Besetzung und demselben Zeitplan einrichten können geteilte Kalenderansicht.

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Das Agenturteam (bestehend aus Projektmanagern, Buchungsagenten und dem Buchhaltungsteam) arbeitet intensiv miteinander und mit externen Stakeholdern zusammen. Dies erfordert eine robuste Online-Arbeitsumgebung, in der jeder Stakeholder auf einen Blick auf alle relevanten Showinformationen zugreifen kann.

Die interne Lösung, die sie von einer Schwesterfirma übernommen hatten, war nicht für die Bedürfnisse von All Artists optimiert. Deshalb suchten sie nach einer Plattform, die eine zentrale Informationsquelle, Anpassungsoptionen und leistungsstarke Tools für das Reiserouten- und Logistikmanagement bot. Sie wollten auch eine Software, die einfach zu bedienen ist und Probleme lösen kann, ohne dass das Support-Team etwas einfordern muss.

SystemOne für besseres Agenturmanagement

Alle Künstler entschieden sich für eine maßgeschneiderte SystemOne-Lösung. Unser Support-Team half Laura bei der ersten Einrichtung und Entwicklung, aber dann war sie in der Lage, alles andere selbst zu erledigen. Sie erstellte benutzerdefinierte Dokumentvorlagen und Filter-Tags, um die Bearbeitung von Buchungen, die Planung der Logistik und die Erstellung von Berichten zu vereinfachen. Bei Bedarf wendet sie sich über WhatsApp an das Support-Team von SystemOne und erhält in der Regel hilfreiche Informationen, die es ihr ermöglichen, Anfragen mithilfe der vorhandenen SystemOne-Funktionen selbst zu lösen.

Laura beschreibt den Buchungsprozess von All Artists als umfassend und optimiert, wenn SystemOne zur Verwaltung verschiedener Aspekte ihres Betriebs verwendet wird. Sie erwägen auch, ihr Buchhaltungssystem, ein Microsoft-Produkt, zu integrieren.

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Die zentralisierte Plattform von SystemOne ermöglicht eine einfache Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern. Die zentralisierte Kalenderverwaltung unserer Plattform und Funktionen zur Finanzaufsicht Hilf allen Künstlern dabei, einen organisierten Arbeitsablauf zu führen. Mit SystemOne kann das Team von All Artists Agency eine große Anzahl von Künstlern effektiv verwalten und sicherstellen, dass alle logistischen und finanziellen Details präzise behandelt werden.

Alle Künstler verwenden SystemOne für:

• Projektleitung: Überwachung aller administrativen Aufgaben im Zusammenhang mit Buchungen.
• Reisearrangements: Verwaltung der Reiselogistik, um sicherzustellen, dass alle Details an einem Ort organisiert sind.
• Vertragsabschluss und Rechnungsstellung: Erstellung und Verwaltung von Verträgen und Rechnungen, Rationalisierung von Finanzprozessen.
• Finanzberichte: Bereitstellung von Einblicken in Einnahmen und Ausgaben, um Budgets und finanzielle Details effektiv zu verwalten.
• Zusammenarbeit: Ermöglicht allen Teammitgliedern, einschließlich Projektmanagern, Buchungsagenten und Buchhaltern, die Zusammenarbeit mit Veranstaltern, Künstlern und Tourcrews.
• Kalenderverwaltung: Überprüfung der Verfügbarkeit von Künstlern und Verfolgung von Buchungen und Zeitplänen, um einen klaren Überblick über alle Veranstaltungen zu erhalten.
• Zentralisierte Informationen: Sicheres Speichern aller Show-Informationen in SystemOne, wodurch der Bedarf an mehreren Excel-Tabellen reduziert und die Effizienz der Arbeitsabläufe verbessert wird.

Diese Schritte und Funktionen veranschaulichen, wie All Artists optimierte ihren Arbeitsablauf Verwenden Sie SystemOne, um Effizienz und Organisation in allen Abläufen sicherzustellen. Die Anpassungsfähigkeit von SystemOne ist ein erheblicher Vorteil, der es der Behörde ermöglicht, die Plattform an ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen.

Laura schätzt auch unsere Bereitschaft, uns kontinuierlich zu verbessern und uns an das Feedback der Nutzer anzupassen, was für eine langfristige Zufriedenheit und Kundenbindung von entscheidender Bedeutung ist. Wir sind offen für Brainstorming und die Implementierung von Lösungen, die auf die Bedürfnisse unserer Kunden zugeschnitten sind, insbesondere, wenn diese Änderungen anderen Agenturen zugute kommen.

„Ich schätze die gute Kommunikation, die ich mit ihnen habe, um Lösungen zu finden, sehr. SystemOne ist offen für Veränderungen und hängt nicht an einer eigenen Idee fest. Sie sind offen für weitere Informationen und deren Verbesserung für alle. Sie fragen mich oft nach meiner Meinung zu neuen Versionen, um daraus zu lernen, wie ich SystemOne verwende.“