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Word Dokumentvorlagen in System One aufbauen und ändern

Dokumentvorlagen sparen Deine Zeit, denn hierdurch wird die automatische Überführung von Daten aus System One in Deine Verträge, Reiseplanung, Rechnungen usw. gewährleistet. Setze Dich daher gerne mit der Thematik auseinander, denn die einmalige Erstellung einer Vorlage kann Dir die Arbeit enorm erleichtern.

Zur Erstellungen von Dokumentvorlagen wird Microsoft Word genutzt.

Diese Anleitung besteht aus 5 Teilen:

  1. Zugriff auf Dokumentvorlagen in System One
  2. Aufbau oder Modifizierung von Dokumentvorlagen
  3. Hochladen von Dokumentvorlagen in System One
  4. Test und Problemlösung von Dokumentvorlagen
  5. Standard Dokumentvorlagen


1. Zugriff auf Dokumentvorlagen in System One

Um Zugriff auf Dokumentvorlagen in System One zu erhalten:

1. Gehe auf Vorlageneinstellungen über das Menü oben rechts.

2. Gehe auf die betreffende Kategorie der Dokumentvorlage:

a. Vorlagen zu Reiseplanung findest Du unter Word Templates zur Detailansicht > Shows
b. Vertragsvorlagen findest Du unter Word Templates zur Detailansicht > Verträge
c. Rechnungsvorlagen findest Du unter Word Templates zur Detailansicht > Rechnungen

Wenn Du bereits Dokumentvorlagen hochgeladen hast, findest Du diese in den betreffenden Bereichen.


2. Aufbau oder Modifizierung von Dokumentvorlagen

Bevor Du Dokumente aufbaust oder modifizierst, ist es hilfreich, die Mergefielder-Funktionen von Word zu kennen.

Mergefields werden genutzt um Informationen aus System One in Dokumente zu überführen. Jedes Feld in System One hat seinen eigenen Mergefield-Code um die Information in Deine Dokumente einzubinden.

Beispielsweise ist der Mergefield-Code für Künstler «AppRel1Name». Wenn Du dieses Mergefield in ein Dokument einbindest, wird das Dokument bei der Erstellung den betreffenden Künstler aus System One ziehen und in Deinem Dokument anzeigen.

System One Mergefield-Codes

Du kannst sämtliche Mergefield-Codes in System One unter den folgenden Link einsehen.

Erstellung einer Dokumentvorlage:

1. Wenn Du eine vorhandende Dokumentvorlage modifizieren möchtest, lade diese zuert herunter und öffne diese in Microsoft Word.

Wenn Du eine neue Dokumentvorlage erstellen möchtest, öffne einfach ein neues Dokument in Microsoft Word oder nutze eine Standardvorlage aus System One und ändere diese nach Deinen Vorstellungen. Standard Dokumentvorlagen findest Du unten auf dieser Seite zum Download.

Hinweis

Wenn Du die in der neuen Dokumentvorlage Dein Agenturlayout (Schrift, Layout, Logos usw.) nutzen möchtest, empfiehlt es sich, eine bereits existierende Dokumentvorlage herunterzuladen, diese neu zu benennen und als Grundlage Deines neuen Dokuments zu nutzen.

2. Finde die einzufügenden System One Mergefield-Codes in diesem Link.

Hinweis

Wenn Du schnell einen bestimmten Mergefield-Code finden möchtest, kannst Du die Suchfunktion in Deinem Browser nutzen. Per Kurzauswahl CTRL+F in Windows oder Command+F in Mac OS)

3. Um Mergefield-Codes in Dein Dokument einzufügen, klicke auf die Position in Deinem Dokument, an dem die Information angezeigt werden soll. Dann:

Für Windows-Nutzer:

I. Gehe im Hauptreiter auf Einfügen.
II. Öffne Schnellbausteine und wähle Feld.


III. Auswahl:
a. Kategorien: (Alle)
b. Feldname: MergeField

IV. In das Feld Feldname, gebe nun den entsprechenden Mergefield-Code ein, dies ist auch per Kopieren/Einfügen per Rechtsklick möglich.
V. Klicke auf OK um das Mergefield in Dein Dokument einzufügen.

Für Mac OS Nutzer:

I. Wähle im Hauptreiter Einfügen > Feld.

II. Wähle daraufhin:
a. Kategorien: (Alle)
b. Feldname: MergeField

III. Im Feldcode, tippe oder füge den betreffenden Mergefield-Code in das Feld MergeField ein.

IV. Klicke OK um das Mergefield in das Dokument einzufügen.

4. Um ein vorhandenes Mergefield zu ändern, suche Dir den betreffenden neuen Mergefield-Code aus den obenstehenden Links heraus, daraufhin:

Für Windows-Nutzer:

I. Rechtsklicke auf das zu ändernde Mergefield, klicke auf Feld bearbeiten

II. Gebe den neuen Mergefield-Code in das Feld Feldname ein.

III. Klicke auf OK.

Für Mac OS Nutzer:

I. Rechtsklicke auf das zu ändernde Mergefield, klicke dann auf Feldcode umschalten.II. Das Mergefield wird nun im Dokument vergrößert dargestellt.
III. Ändere nun den System One Mergefield-Code (den Teil nach MERGEFIELD und vor dem \)

IV. Rechtsklicke nun erneut auf das Mergefield und wähle Feld aktualisieren

4. Wiederhole den Vorgang, bis alle von Dir benötigten Mergefields im Dokument angepasst sind.
5. Nutze nun die Stylingmöglichkeiten in Word, um das Dokument optisch an das Agenturlayout anzupassen.
6. Speichere das Dokument ab.


3. Hochladen von Dokumentvorlagen in System One

Du kannst Deine neue Dokumentvorlage nun in System One hochladen.

1. Gehe zu Deinen Vorlagen in Vorlageneinstellungen

. Unter Vorlageneinstellungen gehe in den Bereich, für den Du die Vorlage erstellt hast:

a. Vorlagen für die Reiseplanung werden in den Bereich Word Templates zur Detailansicht > Shows Bereich hochgeladen.
b. Vertragsvorlagen werden in den Bereich Word Vorlagen zur Detailansicht > Verträge Bereich hochgeladen.
c. Rechnungsvorlagen werden in den Bereich Word Templates zur Detailansicht > Rechnungen Bereich hochgeladen.

3. Dann:

a. Wenn Du eine neue Dokumentvorlage hochladen möchtest, gehe auf Neu, fülle die Informationen aus und lade die Dokumentvorlage hoch, danach klicke auf Speichern.
b. Wenn Du eine bestehende Dokumentvorlage austauschen möchtest, klicke auf das betreffende Dokument in der Liste und lade Deine Dokumentvorlage hoch. Damit überschreibst Du die vorherige Dokumentvorlage. Klicke zum Hochladen auf Neue Datei hochladen.

5. Nun kannst Du Deine neue Dokumentvorlage testen.


4. Testen einer Dokumentvorlage

Wir empfehlen Dir, eine neu eingebundene Dokumentvorlage zu testen. So stellst Du sicher, dass diese entsprechend Deinen Vorstellungen funktioniert.

1. Gehe in den Bereich, für den Du die Dokumentvorlage erstellt hast. Wenn Du beispielsweise eine Vorlage für einen Reiseplan erstellt hast, gehe in die Detailansicht einer Show.

2. Wenn Du eine Dokumentvorlage erstellt hast, findest Du diese immer als exportierbares Dokument in dem entsprechenden Bereich. Die Dokumentvorlage für den Reiseplan findest Du entsprechend im Dokument aus Vorlage generieren Bereich einer Show in der Detailansicht.

3. Klicke auf Herunterladen, um das Dokument zu speichern.

4. Öffne das Dokument und prüfe nun, ob alle Informationen entsprechend Deinen einfügten Mergefields übernommen werden.

a. Wenn ja: Super!
b. Wenn ein Fehler im Dokument erscheint, kannst Du diesen eventuell anhand der untenstehenden Vorschläge lösen.

Allgemeine Gründe für Fehler in Dokumentvorlagen:

1. Der Mergefield-Code wurde kopiert statt eingefügt:

Mergefields funktionieren nur, wenn diese über das Microsoft Word Werkzeug Schnellbausteine: Mergefield eingefügt werden. Das bloße Kopieren von Mergefields aus der Liste in ein Dokument wird den Datenpunkt nicht übernehmen.

Prüfe, ob Du alle Mergefields entsprechend der obenstehenden Beschreibung unter Aufbau oder Modifizierung von Dokumentvorlagen eingefügt hast.

2. Dokumentvorlage in den falschen Bereich hochgeladen:

Stelle sicher, dass Du die Dokumentvorlage in den richtigen Bereich in den Vorlageneinstellungen hochgeladen hast:

  • Dokumentvorlagen für die Reiseplanung müssen im Bereich Word Templates zur Detailansicht> Shows angelegt werden.
  • Vertragsvorlagen müssen in Word Templates zur Detailansicht > Verträge Bereich angelegt werden.
  • Rechnungsvorlagen müssen in Word Templates zur Detailansicht > Rechnungen Bereich angelegt werden.

Funktioniert es immer noch nicht?


Kontaktiere unser Support-Team, um Hilfe zu erhalten.


5. System One Standard-Dokumentvorlagen

Wir bieten Dir eine Auswahl an Standardvorlagen an, die Du als Grundlage für Deine Dokumentvorlagen nutzen kannst. System One übernimmt keine Haftung für Rechtsansprüche in Verbindung mit der Nutzung dieser Dokumentvorlagen. Wir empfehlen Dir, professionellen Rat zur Erstellung von Rechnungen und Verträgen einzuholen, damit Deine Dokumente der lokalen Rechtslage und Deinen Bedürfnissen entsprechen.

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