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E-Mails von System One landen im Spamfilter

Es gibt hierfür 2 Szenarien.

  • E-Mails mit System One als Absender, z.B. Nutzerlogins, eSign Verträge, Advancing Anfragen usw.
  • E-Mails mit dem Nutzer als Absender, z.B. in Shows, Verträgen und Rechnungen.

WICHTIG
Wenn Du Probleme mit dem Versand von E-Mails als Benutzer hast, stelle sicher, dass Deine Domäne authentifiziert ist.

Es kann passieren, dass E-Mails vom Spamfilter erfasst werden. Wir haben eine Reihe von Maßnahmen für Dich ergriffen, um dies zu vermeiden.

Wie funktionieren Spamfilter?

Ein Spamfilter, der an das Emailsystem angeschlossen ist, nutzt eine Reihe von Protokollen um zu bestimmen, welche E-Mails ihr Ziel erreichen und welche nicht. Es gibt eine Reihe von unterschiedlichen Spamfiltern:

  • Inhaltsfilter – scannen den Inhalt einer Email, um zu bestimmen, ob diese Spam ist oder nicht
  • Kopfzeilen-Filter – scannen die Kopfzeile auf gefälschte Datenangaben
  • Schwarze-Listen Filter – erkennen alle Emails, die von blockierten Servern verschickt werden
  • Regelbasierte Filter – nutzen vom Nutzer vorgegebene Regeln, um Spam zu erkennen, z.B. bestimme Absender, bestimmte Formulierungen
  • Zulassungsfilter – lassen nur E-Mails von Absendern durch, die vorher vom Nutzer akzeptiert wurden
  • Antwortfilter – verlangen vom Absender die Eingabe eines Codes um die Berechtigung des Emailversands zu erlangen

Spamfilter werden normalerweise in 2 Varianten integriert: Als gehostet / “Cloud” oder als Installationssoftware auf dem Rechner oder in den Applikationen des Nutzers.

Was macht System One um nicht als Spam erkannt zu werden?

Wir haben eine Reihe von Maßnahmen für Dich ergriffen, um dies zu vermeiden.

  • Qualitäts-Email-Server: Alle Emails, die aus System One versand werden, verschicken wir durch einen Premium-Emaildienstleister (SendGrid.com). Die Server haben eine hervorragende Onlinereputation und erreichen daher eine große Chance, von Spamfiltern akzeptiert zu werden. Der Dienstleister stellt auch sicher, dass Emails eine korrekte Kopfzeile haben.
  • Richtige Konfiguration: Wir haben unsere DNS so konfiguriert, dass diese den SPF und DKIM Anforderungen standhält.

Was kann ich machen, um nicht als Spam markiert zu werden?

  • Kein Massenmailing versenden: Wenn Sie Massenmails versenden möchten, ist System One dafür nicht die richtige Lösung. Nutze gerne eine dafür am Markt erhältliche Email-Marketing Software, Mailchimp zum Beispiel.
  • Bestimmte Phrasen umgehen: Umgehe Phrasen und Wörter, die von Spamfiltern wahrscheinlich als Spam erkannt werden.
  • Email Signatur: Wenn Du in Deiner Signatur zu viele Grafiken und HTML-Code hast, könnten Deine Emails als Newsletter erkannt und gefiltert werden.

Was ist, wenn meine Email im Spamfilter landet?

Da es viele unterschiedliche und individuell anpassbare Spamfilter gibt, kannst Du nicht umgehen, dass Deine Email auch mal in einem Spamfilter landet.

Wenn dies häufig der Fall ist, kannst Du Deinen Systemadministrator bitten, die Ursachen zu untersuchen.

Sollten wir uns verbessern können, sind wir auch gerne für Dein Feedback offen!

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